MENU VISTA

El menú Vista también permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, Así como ver un mismo documento en dos ventanas independientes.


En el menú Vista encontramos el botón Cambiar ventanas, que es útil cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo.

Si abre un documento principalmente para leerlo, la vista Diseño de lectura optimizará la lectura. La vista Diseño de lectura oculta todas las barras de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) excepto Diseño de lectura y Revisión
Nota  Cuando se abre un documento de Microsoft Word recibido como datos adjuntos de correo electrónico, Word cambiará de forma automática a la vista Diseño de lectura. Si no desea utilizar la vista Diseño de lectura con los datos adjuntos de correo electrónico, desactive la casilla de verificación Permitir el inicio en diseño Lectura en la ficha General del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas).
Puede cambiar a la vista Diseño de lectura haciendo clic en el botón Leer en la barra de herramientas Estándar o presionando ALT+R en cualquier vista de Word.
Puesto que la finalidad de la vista Diseño de lectura es mejorar la legibilidad, el texto se muestra de forma automática mediante la tecnología Microsoft ClearType. Puede aumentar o disminuir fácilmente el tamaño en el que se muestra el texto sin que ello afecte al tamaño de la fuente del documento.
Las páginas representadas en la vista Diseño de lectura están diseñadas para que se ajusten a la pantalla; no son iguales a las páginas que obtendría si imprimiera el documento. Si desea ver el documento tal y como se mostraría en la página impresa, sin cambiar a la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.), haga clic en Página real en la barra de herramientas Diseño de lectura.
Cuando desee dejar de leer el documento puede cambiar la vista Diseño de lectura haciendo clic en el botón Cerrar en la barra de herramientas Diseño de lectura o presionando ESC o ALT+C.
Si desea modificar el documento, basta con modificar el texto a medida que se lee sin salir de la vista Diseño de lectura. La barra de herramientas Revisión se mostrará de forma automática en la vista Diseño de lectura, a fin de que pueda utilizar revisiones y comentarios fácilmente para marcar el documento.
Nota  El texto que no se encuentre en párrafos en la página (como WordArt o texto de gráficos o tablas) no cambiará el tamaño al mostrarse en la vista Diseño de lectura. Si el documento tiene un diseño complejo, con columnas o tablas, o bien incluye gráficos anchos, podrá leerlo mejor en la vista Diseño de impresión que en la vista Diseño de lectura. 

MENU REVISAR

El menu revisar, permite ingresar comentarios, revisar el texto de la hoja de calculo y otorgar permisos para proteger el documento.

Revisar automáticamente la ortografía y la gramática (líneas onduladas rojas, azules y verdes)

Puede que le interese una forma de buscar y corregir errores de ortografía en el documento de forma más rápida y sencilla. O puede que no desee ver las líneas onduladas de color rojo que se muestran en el documento. En esta sección se explica el funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical automática, y cómo activarla y desactivarla.
 Notas 

• No hay ninguna opción para revisar la ortografía mientras escribe en Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Project.
• La revisión gramatical sólo está disponible en Microsoft Office Outlook y Microsoft Office Word.

Funcionamiento de la revisión ortográfica automática

Si revisa la ortografía automáticamente mientras escribe, tendrá mayor seguridad de que no deberá corregir muchos errores cuando vaya a entregar el documento. El programa de Microsoft Office marca las palabras mal escritas mientras trabaja para que pueda identificarlas con facilidad, como en el siguiente ejemplo.
Puede hacer clic con el botón secundario en la palabra mal escrita para ver sugerencias de corrección.
En función del programa de Microsoft Office que esté utilizando, al hacer clic con el botón secundario en una palabra se proporcionan otras opciones, por ejemplo, agregarla al diccionario personalizado.

Funcionamiento de la revisión gramatical automática (sólo Outlook y Word)

Después de habilitar la revisión gramatical automática, Word y Outlook marcan los posibles errores gramaticales y de estilo mientras trabaja en documentos de Word y en elementos abiertos de Outlook (excepto las notas), como se muestra en el siguiente ejemplo.
Puede hacer clic con el botón secundario en el error para ver más opciones.
En el menú que se muestra, se puede incluir una sugerencia de corrección. Además, puede omitir el error o hacer clic en Acerca de esta oración para ver por qué el programa considera que el texto es un error.

Activar o desactivar la revisión ortográfica y gramatical automática

En los siguientes programas de Microsoft Office:
Word

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Word.
2. Haga clic en Revisión.
3. Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática y la revisión gramatical automática para el documento abierto, siga el procedimiento siguiente:
   
   
   1. En Excepciones para, haga clic en Nombre del archivo abierto actualmente.
   2. Active o desactive las casillas de verificación Ocultar errores de ortografía sólo en este documento y Ocultar errores de gramática sólo en este documento.
   Para activar o desactivar la revisión ortográfica automática y la revisión gramatical automática para todos los documentos que cree en el futuro, siga el procedimiento siguiente:
   
   
   1. En Excepciones para, haga clic en Todos los documentos nuevos.
   2. Active o desactive las casillas de verificación Ocultar errores de ortografía sólo en este documento y Ocultar errores de gramática sólo en este documento.

 Importante   Si desactiva la revisión ortográfica o gramatical automática de un archivo que comparte con otros usuarios, es conveniente que les notifique que ha realizado este cambio.Outlook

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en la ficha Ortografía y, a continuación, en Ortografía y Autocorrección.
3. Active o desactive las casillas de verificación Revisar ortografía mientras escribe y Revisar gramática mientras escribe.

 Nota   Los correctores ortográfico y gramatical están disponibles para todos los elementos excepto las notas.

Activar o desactivar la revisión ortográfica automática

En los siguientes programas de Microsoft Office:
PowerPoint

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de PowerPoint.
2. Haga clic en Revisión.
3. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía.  Nota   Si desea activar esta casilla de verificación, debe activar también la casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe.

InfoPath, OneNote, Publisher, SharePoint Designer o Visio

1. En el menú Herramientas, haga clic en Ortografía y, a continuación, en Opciones de ortografía.
2. Active o desactive la casilla de verificación Ocultar errores de ortografía. Nota   Si desea activar esta casilla de verificación, debe activar también la casilla de verificación Revisar ortografía mientras escribe.

Access, Excel o Project
Esta característica no está disponible.

Autocorrección

En algunos programas, también puede usar Autocorrección para corregir automáticamente la ortografía mientras escribe, sin tener que confirmar cada corrección. Por ejemplo, si escribe acesorios y, a continuación, escribe un espacio u otro signo de puntuación, la característica Autocorrección reemplaza automáticamente la palabra mal escrita por accesorios. Para obtener más información acerca de Autocorrección, vea Crear o cambiar correcciones automáticas.
Si todavía no aparece un comentario (marca: comentarios y seguimiento de cambios como inserciones, eliminaciones y cambios de formato. Vea las marcas cuando desee procesar comentarios y seguimientos de cambios. Imprimir un documento con marcas mantiene un registro de los cambios realizados en el documento.) en el documento, haga clic en Marcas en el menú Ver. Nota  Al hacer clic en Marcas en el menú Ver se mostrarán o se ocultarán todos los comentarios del documento. Cuando muestre todos los comentarios, se seleccionarán todos los tipos de comentarios en el menú Mostrar.

Control de cambios 

Lo primero es ir al menu Revisar del Microsoft Word 2007

1. Activar la opción de Control de Cambios, debe quedar resaltado para poder ver los cambios.
2. Al hacer cualquier cambio se dejará una marca que permitirá verlo claramente. Si se elimina un texto éste se mostrará en rojo y tachado al centro. Si se agrega texto el nuevo se mostrará en color rojo.
3. Los globos aparecen a la derecha de la pagina y en estos se puede ingresar comentarios además de mostrarse los cambios realizados, para lo que se puede escoger la opcion respectiva.
4. Si se desea introducir un comentario u observación se usa el botón indicado.
5. Los comentarios se muestran como globos a la derecha de la página.

Cuando se trabaja con un documento en revisión el usuario puede ver el documento original sin correcciones, el documento final ya corregido y también una especie de borrador con las indicaciones de las observaciones y modificaciones realizadas. Para esto, en 3 se selecciona la opción respectiva.

MENU CORRESPONDENCIA

Este apartado se puede realizar todo lo relacionado con la correspondencia, por ejemplo: Crear sobres y etiquetas, iniciar una combinacion de correspondencia tambien se puede confeccionar un texto y enlazarlo con una base de datos excel o access.

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

MENU REFERENCIA

En este menu encontramos las referencias a tabla de contenido, agregar texto, actualizar la tabla, insertar nota al final del texto, poner notas de pie de pagina, administrar fuentes de tipos, insertar citas, bibliografia, insertar tabla de ilustraciones, referencia cruzada, insertar titulo, marcar entrada, marcar cita, etc.

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estrucura del documento y colocar todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar estos elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los lectores.
Esta pestaña contiene vinculos de distintas opciones que nos permite realizar la revision ortografica y gramatica, buscar un sinonimo a una palabra. 
Tipos Ecuación, Ilustración y Tabla.

Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la Ecuación, Ilustración o Tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al menú Insertar, Referencia, Título... y aparecera un cuadro de diálogo como el que vemos a la derecha.

En primer lugar, en el desplegable Rótulo debemos selecionar entre Ecuación, Ilustración o Tabla.

En el campo Título aparecerá, por ejemplo, Ilustración 1, si es la primera ilustración que creamos, Ilustración 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botón Nuevo rótulo. Lo que pongamos en el campo Título luego podrá aparecer en la referencia cruzada según el campo Referencia a.

Una vez completado este cuadro de diálogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que asignar la referencia cruzada.

Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de diálogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuación, Ilustración y Tabla son:

Todo el epígrafe. Muestra todo, el rótulo, el número y el texto de la ilustración.

Sólo rótulo y número. Muestra el rótulo y el número.

Sólo texto del epígrafe. Únicamente muestra el texto.

Número de página. El número de página donde se encuentra la ilustración.

Más adelante o más atrás. Esta opción viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrará más adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posición es que estamos o nos mostrará más atrás si la referencia se encuentra en una posición anterior a la que está la referencia en el documento.

Tipo Elemento numerado.

También se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeración y Viñetas).

Es un poco más complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cómo hacerlo visita nuestro avanzado Referencias cruzadas de elementos numerados. 

Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

- Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que relizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:

- Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.

Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:

- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.

Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.

Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

MENU DISEÑO DE PAGINA

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel. 

   

Como su nombre lo indica nos permite dar propiedades a las paginas de nuestro documento para su impresion. Tales como:

 

Tamaño de la hoja: permite cambiar el tamaño de papel del documento, por defecto aparece en tamaño A4, al momento de imprimir se debe aplicar tamaño Carta.

 

Orientacion de la hoja: permite configurar la hoja en Horizontal o Vertical.

 

Los margenes de la hoja: permite configurar el area de impresion del documento.

 

Color de la pagina o fondo.

Bordes de pagina.